Verwendete Applikationen: sOne Desktop, sOne Web, sSafety Web und SAmAs Enterprise Hybrid.
INHALTSVERZEICHNIS
- Freigabeprozess beim Arbeitgeber konfigurieren
- Untersuchungsart als Gutachten kennzeichnen
- Freigabe eines Untersuchungsauftrags
- Auswirkungen auf die Terminbuchung in sHealthy Web
- Terminticket vormerken
- Kennzeichnung vorgemerkter Termine in der Terminkonsolidierung
Die Terminbuchung durch Probanden kann arbeitgeberspezifisch über einen Freigabeprozess gesteuert werden. Ist der Freigabeprozess aktiviert, können in sHealthy Web nur Termine für Untersuchungsaufträge gebucht werden, die zuvor über die Auftragserfassung in sSafety Web freigegeben wurden. Ohne eine entsprechende Freigabe steht für den betreffenden Auftrag keine Terminbuchung zur Verfügung.
Freigabeprozess beim Arbeitgeber konfigurieren
Die Einstellung „Terminbuchung per Freigabeprozess“ kann sowohl in sOne Web als auch im FullClient am Arbeitgeber hinterlegt werden.
Einstellung in sOne Web
In sOne Web kann für jeden Arbeitgeber festgelegt werden, ob die Terminbuchung in sHealthy Web erst nach einer Freigabe über die Auftragserfassung möglich ist.
Die Einstellung befindet sich unter: Arbeitgeberverwaltung > Arbeitgeber bearbeiten > Einstellungen
Das Auswahlfeld „Terminbuchung per Freigabeprozess“ enthält folgende Optionen:
- Aktiviert: Eine Terminbuchung in sHealthy Web ist nur möglich, wenn der zugehörige Untersuchungsauftrag über die Auftragserfassung freigegeben wurde.
- Deaktiviert:Die Terminbuchung in sHealthy Web bleibt uneingeschränkt möglich. Eine Freigabe über die Auftragserfassung ist nicht erforderlich.
Die Einstellung „Deaktiviert“ ist standardmäßig vorbelegt.
Einstellung im FullClient
Im FullClient kann für jeden Arbeitgeber festgelegt werden, ob die Terminbuchung in sHealthy Web erst nach einer Freigabe über die Auftragserfassung möglich ist. Dort steht die Checkbox „Terminbuchung per Freigabeprozess“ zur Verfügung. Die Einstellung befindet sich unter: Arbeitgeber > Sonstige
Im Bereich „Sonstiges“ steht die Checkbox „Terminbuchung per Freigabeprozess“ zur Verfügung.
- Checkbox aktiviert: Die Terminbuchung in sHealthy ist nur möglich, wenn der zugehörige Untersuchungsauftrag über die Auftragserfassung freigegeben wurde.
- Checkbox deaktiviert: Die Terminbuchung in sHealthy ist ohne vorherige Freigabe möglich.
Ist die Checkbox deaktiviert, bleibt das bisherige Systemverhalten erhalten. Ist sie aktiviert, können Termine in sHealthy Web nur nach einer entsprechenden Freigabe über die Auftragserfassung in sSafety gebucht werden.
Untersuchungsart als Gutachten kennzeichnen
Untersuchungen der Art „Eignung“ können zusätzlich als Gutachten gekennzeichnet werden. Die Kennzeichnung legt fest, ob eine Untersuchung im Rahmen des Freigabeprozesses für die Terminbuchung in sHealthy Web berücksichtigt wird.
Ist eine Untersuchung als Gutachten gekennzeichnet, gilt:
- Die Untersuchung wird in sHealthyWeb nicht zur Terminbuchung angeboten.
- Die Untersuchung kann nicht vorgemerkt oder reserviert werden.
- Für die Untersuchung wird keine Benachrichtigung oder Aufforderung zur Terminbuchung versendet.
- Die Untersuchung bleibt Bestandteil des Untersuchungsauftrags, wird jedoch vom Buchungsprozess ausgeschlossen.
Enthält ein Untersuchungsauftrag sowohl buchbare Untersuchungen als auch ein Gutachten, werden ausschließlich die buchbaren Untersuchungen bei der Terminbuchung berücksichtigt. Eine Benachrichtigung erfolgt nur für den buchbaren Teil des Auftrags.
Freigabe eines Untersuchungsauftrags
Ein neu erstellter Untersuchungsauftrag ist zunächst nicht für die Terminbuchung in sHealthy Web freigegeben. Ist der Freigabeprozess beim Arbeitgeber aktiviert, muss der Auftrag zunächst in sSafety Web erfasst und für die weitere Terminierung bereitgestellt werden.
Zur Erfassung und Freigabe eines Untersuchungsauftrags sind folgende Schritte erforderlich:
- sSafety Web öffnen.
- Die Auftragserfassung aufrufen.
- Die betreffende beschäftigte Person auswählen.
- Die gewünschte Beauftragungsgrundlage auswählen.
- Den benötigten Auftrag erfassen.
- Dem Auftrag die vorgesehenen Untersuchungen hinzufügen.
- Die Auftragserfassung abschließen.
Sobald der Auftrag den Status „In Terminierung“ erreicht, wird er automatisch für die Auswahl eines Wunschtermins in sHealthy Web freigegeben.
Hinweis: Untersuchungen, die als Gutachten gekennzeichnet sind, können nicht selbstständig durch den Probanden über sHealthy Web gebucht werden. Enthält ein Auftrag sowohl Gutachten als auch buchbare Untersuchungen, werden nur die buchbaren Untersuchungen bei der Terminvormerkung berücksichtigt.
Benachrichtigung nach der Freigabe
Erreicht ein Untersuchungsauftrag den Status „In Terminierung“, versendet das System automatisch eine E-Mail an den zugehörigen Probanden. Für den Versand wird die E-Mail-Vorlage „Auftragsbearbeitung Auftrag an Proband“ verwendet.
Die E-Mail wird nur versendet, wenn:
- für den Probanden eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist und
- der automatische Benachrichtigungsversand nicht deaktiviert wurde. (sOne Desktop -> Proband -> Bearbeiten)
Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt oder ist der Benachrichtigungsversand deaktiviert, erfolgt keine Benachrichtigung an den Probanden.
Sobald ein Proband einen Wunschtermin vorgemerkt hat, wird die E-Mail-Vorlage „Auftragsbearbeitung Termin vorgemerkt an Proband“ ausgelöst. Die E-Mail enthält die Informationen zum vorgemerkten Termin.
Für als Gutachten gekennzeichnete Untersuchungen wird keine Benachrichtigung an den Probanden versendet.
Enthält ein Untersuchungsauftrag mehrere Untersuchungen und ist mindestens eine davon als Gutachten gekennzeichnet, erhält der Proband ebenfalls keine Benachrichtigung. Dies gilt auch, wenn der Auftrag zusätzlich Untersuchungen enthält, die nicht als Gutachten gekennzeichnet sind.
Auswirkungen auf die Terminbuchung in sHealthy Web
Nach Aktivierung der entsprechenden Einstellung in sOne Web und/oder im FullClient können Probanden nur noch Termine auswählen, wenn die Terminbuchung zuvor über einen Untersuchungsauftrag freigegeben wurde. Zugeordnete Anlässe oder Untersuchungen allein berechtigen nicht zur Terminbuchung.
Verhalten ohne Freigabe
Liegt für den Probanden kein freigegebener Untersuchungsauftrag vor, steht in sHealthy Web keine freie Terminbuchung zur Verfügung. Dies gilt auch dann, wenn dem Probanden bereits Anlässe oder Untersuchungen zugeordnet sind.
Verhalten mit Freigabe
Erreicht ein Untersuchungsauftrag den Status „In Terminierung“ und befindet sich damit in der Terminkonsolidierungsliste, kann der Proband über sHealthy Web einen Wunschtermin auswählen. In der Übersicht werden ausschließlich Untersuchungsaufträge angezeigt, für die eine Terminbuchung freigegeben wurde. Die einzelnen zugeordneten Anlässe und Untersuchungen sind für den Probanden nicht separat sichtbar. Sie werden innerhalb des jeweiligen Untersuchungsauftrags zusammengefasst.
Da die Auswahl zunächst eine Vorabreservierung und noch keine bestätigte Terminbuchung darstellt, wird die Bezeichnung „Wunschtermin wählen“ verwendet.
Bei der Auswahl eines Wunschtermins ermittelt das System ein passendes freies Terminticket. Dabei werden insbesondere folgende Kriterien berücksichtigt:
- Zentrumszugehörigkeit
- Filterkriterien des Probanden
- Zuordnung zum freigegebenen Untersuchungsauftrag
Das ausgewählte Terminticket wird für den Probanden reserviert und mit dem Untersuchungsauftrag verknüpft.
Nach Abschluss der Auswahl kann für den betreffenden Untersuchungsauftrag kein weiteres Terminticket ausgewählt werden. Während des laufenden Vorgangs steht auch für weitere vorhandene Aufträge keine zusätzliche Terminauswahl zur Verfügung.
Ist kein Auftrag freigegeben, steht trotz vorhandener Untersuchungs- oder Anlasszuordnungen keine Terminbuchung zur Verfügung.
Terminticket vormerken
Bei der Terminauswahl wird ein freies Terminticket mit dem ausgewählten Auftrag verknüpft.
Das ausgewählte Terminticket wird mit dem Namen des Probanden gekennzeichnet und für den Auftrag reserviert. Zusätzlich wird die ID des Termintickets mit dem Untersuchungsauftrag verknüpft. Dadurch steht das reservierte Terminticket nicht mehr für andere Buchungsvorgänge zur Verfügung. Nach Abschluss der Vormerkung kann für denselben Auftrag kein weiteres Terminticket ausgewählt werden. Weitere laufende Aufträge werden während dieses Prozesses ebenfalls nicht zur parallelen Buchung angeboten.
Kennzeichnung vorgemerkter Termine in der Terminkonsolidierung
Die Terminkonsolidierungsliste wurde um die Spalte „Termin vorgemerkt“ erweitert. Die Spalte zeigt an, ob einem Untersuchungsauftrag bereits ein Terminticket zugeordnet wurde. Ein Auftrag gilt als vorgemerkt, wenn der Proband über sHealthy Web einen Wunschtermin ausgewählt und damit ein Terminticket für den Auftrag reserviert hat.
Eingangsdatum von Untersuchungsaufträgen
Alle Untersuchungsaufträge werden in sSafety Web um das Eingangsdatum ergänzt. Das Datum ermöglicht dem Auftraggeber nachzuvollziehen, seit wann sich ein Auftrag in Bearbeitung befindet. Ein Auftrag gilt als eingegangen, sobald er datentechnisch an die Terminkonsolidierung übergeben wurde. Zu diesem Zeitpunkt wird das Eingangsdatum am Auftrag hinterlegt und in den entsprechenden Übersichten ausgegeben.
Das Eingangsdatum muss nicht mit dem Erstellungsdatum des Auftrags übereinstimmen. Zwischen der Erstellung und der Übergabe an die Terminkonsolidierung kann ein zeitlicher Abstand liegen.
Die Ermittlung und Anzeige des Eingangsdatums gelten unabhängig von der Art des Auftrags. Berücksichtigt werden sowohl:
- arbeitsmedizinische Aufträge
- Begutachtungsaufträge
Vorgemerkten Termin erstellen
Wird ein vorgemerkter Auftrag in einen Termin umgewandelt, werden alle bereits hinterlegten Auftragsdaten zusammengeführt und an den neuen Termin übergeben.
Dabei gilt:
- Eine erneute Terminauswahl ist nicht erforderlich.
- Das bereits zugeordnete Terminticket wird in einen regulären Termin umgewandelt.
- Vorhandene Vertragsdaten können im üblichen Ablauf übernommen werden.
- Die Ressourcenzuordnung muss vor der Terminerstellung bestätigt werden.
Nach erfolgreicher Terminerstellung wird die Standardbenachrichtigung zur Terminanlage an den Probanden versendet.
Benachrichtigung bei „Termin planen“
Wird ein Termin über die Funktion „Termin planen“ angelegt, werden die üblichen Standardbenachrichtigungen der Terminanlage ausgelöst.
Beurteilung nach Aktenlage
Wird ein Auftrag der erweiterten Terminkonsolidierung geöffnet und die Funktion „Beurteilung nach Aktenlage“ ausgewählt, erfolgt bei der anschließenden Terminerstellung keine E-Mail-Benachrichtigung an den Probanden.
Feature: 19537 / Intern: 15650
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