Verwendete Applikationen: sOne Desktop, sOne Web und SAmAs Enterprise Hybrid.

INHALTSVERZEICHNIS

• Konfiguration der "Vertretung Verwaltung"
• Anmelden als "Vertreter"
• Anzeige bei der Protokollerstellung
• Anzeige im gespeicherten Protokoll
• Vertretung im Protokolldruck
• Protokollierung im Verlauf
• Anmeldung mit dem eigenen Benutzerkonto
  • Abgelaufener Vertretungszeitraum

Wird ein Protokoll während einer aktiven Vertretung erstellt oder geändert, werden sowohl der zu vertretende Benutzer als auch der ausführende Vertreter im Protokoll ausgewiesen. Dadurch bleibt nachvollziehbar, in wessen Zuständigkeit und durch welchen Benutzer die Bearbeitung erfolgt ist.

Konfiguration der "Vertretung Verwaltung"

Vorab müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Neue Benutzerberechtigung "Vertretung verwalten"
• Vertretung hinzufügen
• Funktionsweise "Als Vertretung anmelden"

Anmelden als "Vertreter"

Ist ein Benutzer in sOne Web als Vertretung für einen anderen Benutzer hinterlegt, steht im Profilmenü von sOne Desktop die Funktion „Als Vertretung anmelden“ zur Verfügung.

Hinweis: Der Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn der Benutzer als Vertretung ausgewählt wurde.

Wenn der Menüpunkt "Als Vertretung anmelden" ausgewählt wurde, öffnet sich ein neuer Tab mit der Bezeichnung Vertretung. Angezeigt wird hier eine Auflistung der zu vertretenden Benutzer mit Name, Vorname, Zentrum und Zeitraum. Eine Suchfunktion ist ebenfalls vorhanden.

Anzeige bei der Protokollerstellung

Im Feld „Ersteller“ wird zunächst der zu vertretende Benutzer angezeigt. Der ausführende Vertreter wird dahinter mit dem Zusatz „i. V.“ ergänzt.

Im Bereich „Empfänger“ wird automatisch der zu vertretende Benutzer eingetragen.

Anzeige im gespeicherten Protokoll

Beim Speichern wird die Vertretung dauerhaft im Protokoll hinterlegt. Im Feld „Zuständiger“ werden der zu vertretende 

Die Vertretungsinformation bleibt auch nach dem Ende des Vertretungszeitraums am gespeicherten Protokoll erhalten. 

Maßgeblich für die Ablage ist der im Protokoll eingetragene Zuständige. Da hier der zu vertretende Benutzer hinterlegt ist, erscheint das Protokoll nicht in der Protokollübersicht des Vertreters.

Vertretung im Protokolldruck

Die Vertretungsinformation wird auch beim Drucken des Protokolls berücksichtigt. Im Feld „Protokollersteller“ werden der zu vertretende Benutzer und der ausführende Vertreter gemeinsam ausgegeben.

Protokollierung im Verlauf

Die Erstellung und Bearbeitung eines Protokolls wird weiterhin wie bisher im Verlauf gespeichert. Erfolgt die Aktion während einer aktiven Vertretung, wird der ausführende Vertreter zusätzlich mit dem Hinweis „i. V.“ dokumentiert.

Dabei bleiben die bisherigen Verlaufsinformationen erhalten. Die Vertretungsangabe wird lediglich ergänzt.

Anmeldung mit dem eigenen Benutzerkonto

Erfolgt die Anmeldung wieder regulär mit dem eigenen Benutzerkonto, wird der Benutzer nicht mehr als Vertreter geführt. Protokolle werden anschließend ohne den Zusatz „i. V.“ erstellt.

Abgelaufener Vertretungszeitraum

Ist der konfigurierte Vertretungszeitraum abgelaufen, gilt weiterhin das bestehende Systemverhalten. Eine neue Bearbeitung wird nicht mehr als Vertretung gekennzeichnet.

Bereits während des Vertretungszeitraums erstellte oder bearbeitete Protokolle behalten ihre Vertretungskennzeichnung.