Inhaltsverzeichnis

• Voraussetzung
• Berechtigung Archiv verwalten
  • Verweigern
    • Akteneinlagerung
    • Aktenverfall
    • Archivliste
  • Zulassen
    • Akteneinlagerung
    • Aktenverfall
    • Archivliste
• Kachel Archiv auf dem Dashboard
• Kachel Akteneinlagerung
  • Beispiel 1
  • Beispiel 2
• Kachel Aktenverfall
  • Beispiel

Voraussetzung

Für die nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten, muss die Benutzerberechtigung Archiv verwalten auf Zulassen stehen. Siehe folgenden Artikel "Neue Benutzerberechtigung "Archiv verwalten".

Berechtigung Archiv verwalten

Verweigern

Akteneinlagerung

Im Kontextmenü oben rechts, wird die Schaltfläche "Aktenlagerort wählen" ausgeblendet.

Aktenverfall

Im Kontextmenü oben rechts, wird die Schaltfläche "Akten löschen" ausgeblendet.

Archivliste

Im Kontextmenü oben rechts, wird die Schaltfläche "Termindokumente drucken" ausgeblendet.

Zulassen

Akteneinlagerung

Im Kontextmenü oben rechts, wird die Schaltfläche "Aktenlagerort wählen" angezeigt.

Aktenverfall

Im Kontextmenü oben rechts, wird die Schaltfläche "Akten löschen" angezeigt.

Archivliste

Im Kontextmenü oben rechts, wird die Schaltfläche "Termindokumente drucken" angezeigt.

Kachel Archiv auf dem Dashboard

Die Kachel Archiv auf Ihrem Dashboard, wurde erweitert.

Sobald Sie die Schaltflache angeklickt haben, gelangen Sie in eine neue Übersicht mit drei Kacheln: Archiv (war bereits vorhanden), Akteneinlagerung und Aktenverfall. Alle drei Kacheln wurden mit einer Anzeige der Anzahl versehen.

Kachel Archiv: Die Anzahl zeigt alle Einträge an, dessen Status auf "abgeschlossen" ist

Kachel Akteneinlagerung & Aktenverfall: Die Anzahl zeigt alle Einträge an, die sich in der jeweiligen Liste befinden.

Kachel Akteneinlagerung

Sobald Sie die Kachel Akteneinlagerung auswählen, gelangen Sie in nachfolgende Übersicht:

Aufbau:

• Suchleiste vorhanden
• Spalten: Proband, Geburtsdatum, Probandenidentifikationsnummer, Abteilung, Aktenlagerort, Einlagerung möglich ab, Zuständiges Zentrum
• Zeitraum wählbar > Datumsfilter

Über die Checkbox am Anfang jeder Zeile, können ein oder mehrere Probanden ausgewählt werden,

um über das Kontextmenüeinen neuen Aktenlagerort zu vergeben.

Wird ein Aktenlagerort geändert (der nicht extern ist), so werden die Aktenlagerorte auch in der Auflistung angeboten:

Wird jedoch ein neuer Aktenlagerort ausgewählt, welcher ein externer Aktenlagerort (RollenNr 40) ist, dann erscheint eine Meldung, dass es sich um einen externen Aktenlagerort handelt. Bei Bestätigung der nachfolgend gezeigten Meldung mit "Ja", wird der Proband aus der Liste der Akteneinlagerung entfernt.

In der Übersicht der Akteneinlagerung, werden alle Probanden angeboten, welche

• keinen Aktenlagerort haben
• einen Aktenlagerort haben
  • Hierbei darf es sich nicht um einen externen Aktenlagerort handeln

und welche seit X Monaten (siehe nachfolgende Einstellung) , keine Aktivitäten (Beurteilungen) mehr verzeichnet haben oder nach dem letzten Termin.

Beispiel 1

> Proband Douglas, Donald

> Einlagerung möglich ab 1 Monat, da die erweiterte Einstellung lautet

> Termin, Untersuchungsdatum, gültig bis ist > 1 Monat:

Proband wird in der Akteneinlagerung angezeigt:

Beispiel 2

> Proband Salvatore, Damon

> Einlagerung möglich ab 1 Monat, da die erweiterte Einstellung lautet

> Termin, Untersuchungsdatum und/oder gültig bis ist < 1 Monat

Proband wird nicht in der Akteneinlagerung angezeigt:

Kachel Aktenverfall

Sobald Sie die Kachel Aktenverfall auswählen, gelangen Sie in nachfolgende Übersicht:

Aufbau:

• Suchleiste vorhanden
• Spalten: Proband, Geburtsdatum, Probandenidentifikationsnummer, Abteilung, Aktenlagerort, Löschung möglich ab, Zuständiges Zentrum
• Zeitraum wählbar > Datumsfilter 

In der Übersicht des Aktenverfall, werden alle Probanden angeboten, deren Aktenverfallsdatum erreicht wurde.
Bei jeder Beurteilung wird automatisch das Aktenverfallsdatum neu berechnet.

Beispiel

Proband Pan, Peter hat das Aktenverfallsdatum erreicht und wird in der Liste des Aktenverfall angezeigt.

Der Proband erhält nun eine neue Untersuchungsbeurteilung, wobei der nächste Termin 06.2025 lautet.

Somit wurde das Aktenverfallsdatum nun neu berechnet und der Proband wird aus der Liste des Aktenverfalls entfernt.

Natürlich können Sie auch Probanden mit dem erreichten Aktenverfallsdatum löschen. Hierfür nutzen Sie den Eintrag "Akten löschen" aus dem Kontextmenü oben rechts. Die Probanden welche Sie löschen möchten, kennzeichnen Sie mit einem Haken.

Hinweis: Die Berechtigung Archiv verwalten muss auf Zulassen stehen, um die Schaltfläche Akten löschen zu sehen. Siehe in diesem Artikel den Bereich "Berechtigung Archiv verwalten".

Nach dem Klick auf "Akten löschen" gelangen Sie in nachfolgendes Fenster. Hier wird Ihnen detailliert aufgelistet und erklärt, welche Daten vollständig gelöscht und welche anonymisiert werden.

Über die Schaltfläche "Alle erweitern" können Sie die detaillierten Einträge alle aufklappen und über "Alle reduzieren" wieder alle einklappen.

Nachdem Sie die Schaltfläche löschen bestätigt haben, erhalten Sie nachfolgende Meldung wenn der Löschvorgang abgeschlossen wurde.

Hatten Sie mehrere Probanden über Haken markiert, so werden Ihnen die einzelnen Probanden aufgelistet, welche Sie über den seitlichen Pfeil entsprechend aufklappen können. Dort können Sie der detaillierten Auflistung entnehmen, welche Daten pro Proband gelöscht werden.

Wird ein Proband gelöscht, so wird dieses auch in der Logtabelle angezeigt (SAmAs H&S / Enterprise unter 'Daten > System > Logtabelle anzeigen'): 

Interne ID: 15309, 15310, 15560, 15613, 15789, 15806 / Feature: 14931